Что делать после принятия решения об использовании технологии штрих-кодирования?

Количество компаний, решающих ввести на своем складе штрихкодирование, с каждым годом растет. На пути к лучшей организации работы склада они пробуют и ошибаются. Мы обратились к Ольге МАРКИНОЙ, руководителю отдела по работе со штрихкодом компании «Штрих-М», чтобы разобраться в том, каких ошибок на этом пути можно избежать.

Когда цена ошибки высока

- Вы согласны с тем, что использовать штрихкодирование выгодно далеко не на всех складах?

- Да, иногда действительно бывает выгоднее нанять дополнительного сотрудника, который будет работать ночью и, скажем, проводить инвентаризацию. Однако на сколько точно и четко этот человек сможет собрать данные о складских остатках? Мне кажется, что качество информации в данном случае вызывает большое сомнение.

- Но, скажем, на складах небольших компаний инвентаризацию проводят не так часто, чтобы делать действительно серьезные ошибки.

- На мой взгляд, инвентаризацию устраивают достаточно редко как раз потому? что ее сложно проводить. А в принципе, чтобы вести грамотный складской учет - иметь объективные данные по виртуальным и реальным остаткам на складе - можно проводить инвентаризацию каждую неделю. И здесь даже не важно - большой склад или не большой. Дело в том, какой товар. Если на нем хранится много мелких и похожих товаров, без пересортицы не обойтись, если учет ведется без использования штрихкодов.

- А когда, на ваш взгляд, владельцы склада готовы к внедрению технологии штрихкодирования?

- Если не говорить о той части потенциальных пользователей систем штрихкодирования, которые являются вынужденными. Я имею в виду, скажем, крупных дистрибьюторов компаний уровня Procter & Gamble, перед заключением договора с которыми к ним на склад приезжает инспектор со списком рекомендованного оборудования и технологий. Если компания не выполняет требования, то она автоматически не становится партнером. Бывает еще ряд причин, вынуждающих водить штрихкодирование. Так вот, если компания не относится к «вынужденным пользователям», то чаще всего она принимает решение о внедрении этой технологии в тот момент, когда цена ошибки становится слишком высока. То есть, когда использовать систему штрихкодирования стало выгоднее, чем не использовать.

- С какими проблемами чаще всего сталкиваются компании, принявшие решение использовать у себя штрихкоды?

- Для начала отмечу, что такие компании можно условно разделить на две большие группы. Первая из них - это те, кто уже имеют систему учета, товарно-учетную систему, систему выписки документов, бухгалтерского учета. Вторая - те фирмы, которые ее не имеют, но уже на этапе разработки проекта склада планируют закупки адаптированного под работу со штрихкодом программного обеспечения и оборудования к нему. Как правило, компаний, относящихся ко второй группе, крайне мало. То есть часто, образуя склад или расширяясь, фирма первым делом, не задумываясь о последствиях, любыми силами решает вопрос документооборота - ведения бухгалтерской отчетности и просто выписки накладных, и только потом возникает необходимость внедрения технологии штрихкодирования. Таким компаниям при внедрении системы приходится сложнее. Им надо любыми способами «подвязывать» к своим информационным системам оборудование для работы со штрихкодами. Если же в планы фирмы изначально входило использование штрихкодов, то внедрение системы управления складом происходит достаточно гладко «по кусочкам». Сначала самое необходимое, а потом больше и больше.

- Расскажите, пожалуйста, подробнее: как происходит процесс «подвязки» оборудования для работы со штрихкодами к существующей в компании информационной системе?

- Скажем, есть накладная, которая поступает на склад, предназначенная для выдачи товаров, для отгрузки товаров. По этой накладной проводка (подтверждения действия, совершенного при помощи этой системы. - Прим. ред.) осуществляется в отделе продаж. В случае такой организации документооборота, если мы внедряем систему управления складом, то ставится отдельный программный модуль, куда будут поступать данные, и склад будет использовать эту накладную. Это в случае, если мы внедряем на складе отдельную новую систему учета. А если мы беремся «подвязать» к существующей, то значит мы берем накладную и «прописываем» в ней работу с оборудованием для считывания штрихкодов. Дальше проводится контроллинг. То есть мы загружаем данные в терминал сбора данных и ведем отгрузку по штрихкоду при помощи терминала сбора данных. Или мы просто берем эту накладную, при помощи проводного сканера идентифицируем товар, информация о нем поступает в накладную - в какое-то дополнительное поле, - и проводится фактическая отгрузка.

- Что вы рекомендуете тем, кто хочет поставить систему штрихкодирования?

- Было бы идеально, если бы руководство компании, которая хочет внедрить у себя штрихкодирование, определило бы для себя список задач, которые оно хочет решить путем введения этой технологии.

- Вы можете сформулировать перечень основных задач и подзадач, решения которых можно ожидать от внедрения системы штрихкодирования?

- В каждом случае они могут быть сформулированы по-своему. Но в принципе весь их перечень можно разделить на четыре большие группы. В первую очередь компания может сформулировать для себя подзадачи, относящиеся к группе задач повышения качества учета. Например, подзадачей может быть упрощение проведения инвентаризации: как я уже говорила, при хорошо отлаженной системе штрихкодирования инвентаризацию можно проводить значительно чаще - так часто, как это необходимо и достаточно. Во-вторых, может быть поставлена подзадача из второй большой группы задач, относящихся к повышению производительности труда и соответственно сокращения количества персонала на проведении той или иной складской операции. Предпоследняя группа - снижение уровня воровства на складе. Эта группа задач, которые решаются комплексно - то есть не только путем введения штрихкодирования, но и организационными мерами. И наконец, последняя группа задач это упрощение подготовки персонала к работе и простота взаимозаменяемости людей на тех или иных постах. То есть при номенклатуре в 1000 единиц руководству склада не нужно долго обучать сотрудников разбираться во всех позициях. Надо всего лишь научить, как работает терминал. Это основное. При таком подходе ясно, что компания затратит на подготовку проекта меньше времени и средств. Это объясняется тем, что не придется ждать, пока приедет консультант, месяц будет разбираться в бизнес-процессах компании, а потом напишет отчет на сто страниц, где будет одна «вода».

- Может ли компания после того, как ряд задач сформулирован, рассчитывать на то, что разработчики сразу назовут точную стоимость проекта?

- Как правило, нет. И причиной тому факторы, которые я перечислила выше. Если внедрение происходит «с нуля», понятно, что есть некая система, которую мы выбрали и будем внедрять, она стоит X долларов, есть оборудование, которое стоит Y долларов. В этом случае все достаточно просто. Не нужно докупать оборудование, дописывать программу и делать прочие незапланированные вещи - натыкаться на «подводные камни внедрения». Но такие случаи крайне редки.

- Да, но только что вы говорили о важности самостоятельной постановки задач...

- Все верно, но зачастую, даже если компания четко представляет себе задачи, которые будет решать, внедрив технологию штрихкодирования, нужно, чтобы эксперт выехал на склад и оценил ситуацию, поговорил с персоналом, посмотрел действующее, если оно есть, программное обеспечение: провел некую инспекционную работу. А «подводные камни» могут быть, потому что в тот момент, когда компания описывает задачу программисту, ему зачастую мало что понятно. За внешне правильно сформулированной задачей может скрываться много факторов. Скажем, для обеспечения необходимого бизнес-процесса на складе в систему нужно добавить какую-то дополнительную накладную, нужно сделать так, чтобы, кроме уже вносимых, еще какие-то данные можно было заносить в базу и была бы возможность их распечатать. Таким образом, нужно быть готовым к тому, что перед тем, как будет посчитана окончательная стоимость контракта, даже при хорошо сформулированных задачах, пройдет некоторое количество времени на подготовку и утверждение технического задания.

- При использовании оборудования для щтрихкодирования вместе с тем, что персонал становится более универсальным, у компании повышается зависимость от системы. Есть ли какие-то оригинальные пути решения этой проблемы?

- Оригинальных скорее нет. Но в принципе компания на начальном этапе работы с системой имеет возможность учесть возможные сбои в системе. Для этого обычно либо сразу закупается дополнительное оборудование, которое при необходимости заменит вышедшее из строя, либо в расчет принимается возможность того, что будет нужно приостановить работы на каком-то участке на время ремонта или замены, например сломанного терминала для сбора данных. И многим компаниям не нужно это напоминать. Показательным в этом отношении является то, что ни в одно европейское государство производители не поставляют так называемые зип-комплекты (комплекты для ремонта. - Прим. ред.) к оборудованию для работы со штрихкодами. Ни в одну, кроме России. И первая причина этому - российский менталитет. Помните, как в анекдоте про японскую пилу, которая не ломается? Русские сказали: «Ха! Ха! Не ломается?...» Вторая же причина в том, что нужно обеспечить российских покупателей необходимым сервисом. Если в Европе сделать это можно достаточно быстро, скажем, отправить оборудование из Германии во Францию - два дня, то в Росси так не получается. А вообще наметилась тенденция к тому, что иностранные компании - производители оборудования - создают в России некоммерческие представительства, которые в числе других задач обеспечивают сервисную поддержку.

- Бытует мнение, что консультант продает то, что ему нужно продать или то, что у него залежалось на складе. Посоветуйте, как избежать подобных недобросовестных действий?

- Зачастую сами компании не прислушиваются к тому, что говорит консультант, и выбирают более дорогое оборудование вместо того, которое действительно необходимо. Однако в некоторых случаях действительно есть недобросовестные консультанты. Бывает, что я вижу контракты на поставку большого количества оборудования, которое уже устарело, программное обеспечение для которого не выпускается. Мне становится ясно, что данной компании продавцы «сливают» остатки. Самое обидное, что в этом случае я не могу никак повлиять на процесс, потому что решение о покупке уже принято, деньги заплачены и обратного хода нет. Избежать этого, пожалуй, можно, и выход тут, как я думаю, один. Нужно обратиться сразу к нескольким продавцам с одним и тем же вопросом - с одним и тем же списком задач, о которых мы говорили, - и выяснить их возможности. То есть изучить предложение разных компаний и только потом принимать окончательное решение.

- На что вы порекомендуете обратить внимание при выборе конкретного оборудования?

- В процессе принятия решения о том, а что собственно купить, ряд компаний говорит о «защите будущих инвестиций». То есть у них возникает вопрос: зачем нам покупать дешевый сканер, когда нам в ближайшее время может понадобиться работать с новыми видами одномерных штрихкодов или с двухмерными кодами? После ответа на этот вопрос многие компании выбирают именно навороченные образцы с кучей функций, которые так никогда и не будут использованы. С одной стороны, это верная позиция, потому как для того, чтобы терминал сбора данных смог считывать, скажем, двухмерный штрихкод, нужно всего лишь поменять программное обеспечение. С другой стороны не факт, что до тех пор, пока компания будет использовать именно этот терминал, ей будет нужно двумерный штрих-код считывать. То есть все-таки надо задуматься еще и над тем: а хватит ли жизненного цикла данного продукта - скажем, терминала или простого сканера - до того момента, когда мне понадобится считывать другой тип штрихкода. В каждом конкретном случае ответ может быть свой. Все зависит от задач конкретной компании. Однако, если вы собираетесь принять действительно адекватное решение при выборе и покупке оборудования, то учитывать этот факт надо обязательно.

- Какое решение - набор оборудования - для склада вы считаете минимально необходимым?

- Я, пожалуй, не смогу ответить на этот вопрос корректно, потому что тут все может быть очень индивидуально. Для некоторых, скажем, решением может быть покупка одного сканера за 50 долларов. В принципе при помощи этого сканера и простейших складских программ можно вести учет товаров по штрихкодам на приемке и отгрузке. Я это решением не могу назвать. Но возможно, для какого-то совсем небольшого склада это решение. Мне, например, рассказывали об одном забавном случае. Люди на складе ведут учет так: берут удлинитель метров на 50, тележку, ставят в эту тележку компьютер, в который включен сканер штрихкодов, и везут все это по складу, сканируя все, что им нужно. Бывает и такое. Но, повторюсь, все очень индивидуально и каждый выбирает по себе.