Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) - уже не новость и не диковинка. Однако их внедрение в собственной компании - задача далеко не из легких. Надеемся, что приведенные практические рекомендации значительно облегчат решение этой задачи

Современное производство высокотехнологичной продукции предъявляет строгие критерии к устройству и обслуживанию помещений, влажности воздуха, внешнему виду и даже образованию сотрудников. Но прежде чем попасть в руки покупателя, товару предстоит проделать еще очень долгий путь. А значит, на плечи перевозчика ложится ответственность за сохранность и целостность груза.

СТАНДАРТНЫЕ ОСОБЕННОСТИ

К организации хранения и транспортировки высокотехнологичной продукции предъявляются стандартные требования: соблюдение принципа FIFO (First In First Out), использование склада с контролируемым, по возможности, уровнем влажности, осуществление перевозки в сухом кузове и т. д. Уровень влажности является одним из критических требований к хранению электронной продукции, так как при его повышении внутри электроприборов может образовываться конденсат, который, при включении прибора в сеть конечным потребителем, может привести к короткому замыканию и возгоранию. Кроме того, следует учитывать специфику транспортировки. Некоторые, особо тяжелые товары (например, упаковки с батарейками), можно перевозить только на паллетах, а при погрузке плазменных и жидкокристаллических телевизоров уже необходимо соблюдать два условия: грузить их только в вертикальном положении и размещать товар только по ходу транспортного средства (к примеру, экран вдоль борта автомобиля). При невыполнении этих требований телевизоры легко могут оказаться поврежденными при торможении транспортного средства. Таким образом, при отгрузке склад вынужден руководствоваться различными требованиями и комбинировать в одном транспортном средстве паллетированный и непаллетированный товар, соблюдая при этом обязательные условия погрузки разных видов товара.

МЕСТО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В ЦЕПИ ПОСТАВОК

SAP/R3 - комплексная автоматизированная система управления, состоящая из набора прикладных модулей. Главным преимуществом SAP является то, что это интегрированная система, функционирующая в режиме реального времени. Поэтому, например, когда создается заказ (Sales Order) в модуле сбыта (Sales and Distribution), информация во всех соседних модулях (финансовом, управления материальными потоками) немедленно с ним соотносится и изменяется. В результате все отделы компании имеют доступ к постоянно обновляемой информации в режиме on-line. SAP обеспечивает контроль всей цепочки поставок: учитываются все товары на складе, заказанные и находящиеся в транзите, заблокированные грузы (физически находящиеся на складе, но по разным причинам, вроде несоответствия стандарту, повреждения во время транспортировки и т. п., имеющие статус "заблокированный"), а также товары, приготовленные к отправке. В финансовой деятельности предприятия система ведет полный интегрированный учет всех процессов. В компании Philips также внедрена функция ATP - Available To Promise (доступный по обещанию), особенностью которой является возможность с помощью системы не только отражать уже имеющийся на складе товар, но и показывать количество и дату прихода товара, заказанного клиентом, но отсутствующего на данный момент на складе. Покупатели также могут пользоваться этой информацией, что приводит к повышению уровня обслуживания клиентов. При отгрузке с фабрики производителя в системе SAP/R3 создается инвойс (счет-фактура) на отгрузку, который в свою очередь инициирует автоматический подсчет программой даты прихода товара в дистрибуционный центр по формуле: дата отгрузки с фабрики + время в транзите (занесенное в SAP/R3 отдельно по каждому направлению в зависимости от места отгрузки) = дата прихода в дистрибуционный центр. Получается, что первое звено транспортировки становится видимым в системе в качестве "подтвержденного и доступного по обещанию". Второй этап начинается по прибытии груза на склад, где приемщик заносит в систему SAP/R3 реально полученное количество товара, и система автоматически, согласно заложенному процентному соотношению, создает запас продукта для различных стран. Резервация эта виртуальная, физически товар может храниться в одной ячейке или же в одной зоне. Третьим в цепи поставок находится внесение заказа на продажу (Sales Order), при создании которого система оставляет про запас товар под конкретного клиента. На следующем этапе заказ на продажу трансформируется в поставку (delivery), для чего в системе существует транзакция "создать поставку" (create delivery). При использовании этой опции специалист по логистике в режиме реального времени видит, какой объем будет занимать поставка и в зависимости от этого заказывает подходящий по размеру контейнер. Можно использовать данную функцию и для обратного расчета - зная, например, что клиент пришлет на погрузку 40-футовый контейнер, формировать поставку таким образом, чтобы ее объем не превышал согласованный с клиентом. Когда товар отгружен со склада (фактически это происходит в момент, когда закрываются двери контейнера или грузовика), программа создает инвойс на поставку. На основании этого документа происходит:

• соразмерное уменьшение остатка на складе;
• перевод отгруженного количества товара в статус "проданный".

Стоит добавить, что на каждом из вышеописанных этапов существует несколько видов отчетов, позволяющих отследить изменения в ситуации в любой момент времени. 
 

РАДИ ЧЕГО ВНЕДРЯЕМ?

SAP/R3 работоспособна с различными бизнес-процессами нашей компании путем использования прикладных и дополнительных модулей, интегрирующихся в систему и легко сообщающихся между собой. Одной из основных задач, возложенных на систему, является постоянный, круглосуточный контроль за всей цепочкой поставок посредством создания отчетов на каждом пройденном этапе, как это уже было описано выше. Помимо этого компания Philips находится сейчас на стадии внедрения еще одной надстройки над SAP/R3 - EDWH (European Data Warehouse - Европейское информационное хранилище), предназначенной для высшего менеджмента и позволяющей обладать более полной картиной происходящего на предприятии, заручившись методом дифференциации многоступенчатых отчетов.

СЛАБЫЕ МЕСТА

Так как SAP/R3 является глобальной (для Philips) системой, к которой подключены практически все фабрики и дистрибуционные склады компании в мире, некоторые процессы, являющиеся общими для всех участников цепи, объединяются в одну группу. За исполнение общих процессов отвечает специально созданная централизованная команда - Data Maintainance Team (DMT). Такое решение имеет ряд преимуществ - например, все фабрики присылают данные о новом продукте (вес, размер упаковки) в DMT, которая, в свою очередь, вносит их в SAP, и далее все операторы цепочки пользуются едиными данными для этого продукта. Однако и в централизованной команде работают люди, а значит как факт присутствует возможность появления непредвиденных ошибок. Недавно произошел случай, когда в размеры упаковки телевизора затесался лишний ноль (1300 вместо 130), и при формировании заказа контейнер, по данным системы, оказывался битком набитым при реальной загрузке в 10 телевизоров. И только благодаря профессионализму сотрудников, работающих на другом конце цепочки, ошибка была замечена и устранена методом "обратной связи" - запрос на склад с просьбой подтвердить объем и измерить коробки, обнаружение ошибки во внесенных в систему данных, запрос в DMT на коррекцию данных.

НЕЛЕГКИЙ ПУТЬ ПРИОБЩЕНИЯ К СИСТЕМЕ

Сразу отметим, что дальнейшие рекомендации будут полезны лишь тем компаниям, которые уже твердо решили устанавливать систему SAP/R3.

• Для начала должно присутствовать четкое понимание того, зачем вашему предприятию или компании нужна эта система, какие задачи она призвана решать в будущем.
• До внедрения SAP/R3, необходимо четко и ясно описать бизнес-процессы, протекающие в компании. Без понимания того, что происходит с процессами в бизнесе на данный момент и в перспективе, практически невозможно будет установить необходимые настройки в программе, и как итог - поставленные задачи, которые система была призвана решить, останутся в исходном, нерешенном состоянии.
• Когда два первых этапа (самых сложных, несмотря на кажущуюся легкость) пройдены, можно проводить так называемый fit-gap анализ, суть которого состоит в сопоставлении действий системы SAP/R3 и имеющихся в наличии бизнес-процессов. Как правило при этом присутствуют обе стороны - и программисты SAP, и те представители компании, которые являются руководителями, "владельцами" процессов (process-owners). Для анализа берется один модуль SAP, который тестируют на соотнесение и адаптивность с лежащим в его основании бизнес-процессом, определяя, сможет ли система поддерживать данный бизнес-процесс при помощи стандартных настроек или потребуются дополнительные усилия. В некоторых случаях приходится соглашаться на то, что должны быть изменены или подкорректированы сами бизнес-процессы. В идеальном варианте, по завершении этого этапа появляется четкая картина того, что:
  1. стандартный SAP/R3 может сделать для данного предприятия и конкретным бизнес-процессам;
  2. какие дополнительные настройки системы потребуются для достижения целей и задач предприятия;
  3. какие сферы деятельности компании придется подправить для того, чтобы программный модуль смог их поддерживать.

Последний пункт обычно является камнем преткновения по двум основным причинам: люди, как правило, консервативны и с настороженностью относятся к любым переменам в их профессиональной деятельности (вспомните китайское проклятие "Чтоб ты жил в эпоху перемен!"); привыкнув к определенной схеме работы (или к ее отсутствию), сотрудники фирмы неохотно ее меняют (или, что еще сложнее, приходится с нуля придумывать и утверждать новые принципы работы), мотивируя это тем, что "и так работа спорится!".

• На четвертой стадии специалисты работают над конкретными настройками в программе, а ответственные пользователи (power users) тестируют уже настроенные модули. Здесь очень важно как можно подробней и дотошней довести свои требования до понимания программистов и разработчиков SAP/R3 - чем ясней вы это сделаете, тем проще и продуктивней будет дальнейшая работа ваших сотрудников с системой и в системе.
• Одновременно с выполнением четвертого пункта идет подготовка исходной, базисной информации для загрузки в SAP/R3 - у каждого предприятия эти данные имеют свою специфику. Для Philips Consumer Electronics Export B.V. таковыми, например, являлись список клиентов компании (с полным названием, юридическим адресом, банковскими реквизитами, условиями платежей и кредитов, адресами складов) и список продукции Philips (с конкретными характеристиками веса, объема, размеров и количества единиц хранения в резервном запасе) и т. д. Необходимо, чтобы данные были проверены на предмет дублирования и устаревания. Процесс этот очень трудоемкий и рутинный, но его избежать не удастся. Чем лучше и аккуратнее будет проверена исходная информация, тем четче и прозрачней будет работа программного модуля и тем меньше ошибок будет выявлено впоследствии. По завершении процесса данные загружаются в систему.
• На заключительном этапе (если вы внедряете SAP/R3 только для нужд собственного предприятия) тестеры и ответственные пользователи подтверждают положительные результаты тестирования, на основании которых система запускается. В случае получения негативных результатов возвращаемся к четвертому этапу.

Если же вы собрались присоединиться к уже существующей системе, то необходимо проверить, как ваша компания вписывается в уже существующие в системе процессы, есть ли в наличии у будущих партнеров (порой иностранных) те процессы, которые характеризуют ваш бизнес и вашу страну, убедитесь, что ваши бизнес-действия понятны остальным участникам системы. Помните, что после вступления вы будете вынуждены играть по общим правилам.

КАК ПОНЯТЬ ДРУГ ДРУГА?

Информационное взаимодействие с иностранными производителями обычно начинается с объяснения тех процессов, которые сейчас происходят в России. Не лишним будет отметить, что компания Philips Consumer Electronics Export B.V. на территории России является представительским офисом, а вся коммерческая деятельность по продаже товаров Philips осуществляется головным офисом, расположенным в Голландии. Соответственно выстроена и логистика компании: фабрики предприятия отгружают произведенный ими товар на дистрибуционный центр в Голландии, откуда он уже расходится на склады клиентов, размещенные практически по всей Европе. Но несоответствие таможенных законодательств России и Европы вынудили работников московского представительства провести разъяснительную работу с сотрудниками дистрибуционного центра в Голландии и постараться донести до них мысль, что при ввозе товара в Россию импортеры платят таможенную пошлину не за количество или же вес груза, а за сам факт прохождения машиной таможни. То есть загруженная наполовину машина вынуждает клиента платить таможенную пошлину и за перевезенный воздух. Беседа доказала, что понятие "разница менталитетов" крепко стоит на ногах на нидерландской почве - что для голландца означает "полностью загруженная машина" (FTL - Full Truck Load), то для русского "полупустая фура". Только личное присутствие при погрузке и координация всего процесса устранило недопонимание. Позже, для более быстрого обслуживания заказов российских клиентов, на складе была создана предпогрузочная зона (preloading area), где на полу были расчерчены размеры стандартных контейнеров и машин. Заказ изначально собирался в предпогрузочной зоне в соответствии с размером предполагаемого транспорта, а по его прибытии груз автоматически загружался в подаваемый транспорт. Таким образом было минимизировано время погрузки и соответственно уменьшено количество претензий по простоям автотранспорта.