Департамент закупок холдинга занимается обеспечением не одного завода, а целой группы фабрик. Только в московском регионе расположено три предприятия, и каждое из них отличается ассортиментом, особенностями технологии и возможностями производства. Эти факторы диктуют необходимость индивидуального подхода к построению цепей поставок на каждом предприятии. Так, например, московские заводы занимаются только производством колбасных изделий, полуфабрикатов, деликатесной группы. На этих предприятиях отсутствует убой скота, и поэтому возникает потребность в разделанном сырье. В то же время на всех региональных производствах, которые находятся в Краснодарском крае, Ростовской, Пензенской и Ульяновской областях, Белгороде, по причине близости сырьевых зон осуществляется убой скота. Из-за разброса фабрик по территории России усложняется логистика поставок, для управления которой используется географический план завозов скота по фабрикам. Он разрабатывается с учетом экономии на транспортировке: рассматриваются расстояния до сырьевых зон и пропускная способность дорожных трасс.

Приоритет в нашей компании отдается производству продукции из охлажденного сырья, что дополнительно усложняет управление поставками, так как все нужно делать в очень короткие сроки. В целях обеспечения сохранности сырья департамент закупок разработал и совершенствует схему поставки, все этапы которой отлажены и состыкованы между собой во времени: момент забоя скота, срок остывания сырья, его разделка (в виде полутуш, четвертей или бескостного мяса), загрузка и оперативный завоз на мясокомбинат.

СПЕЦИФИКА ТРАНСПОРТИРОВКИ

Черкизовский мясоперерабатывающий комбинат использует и свой транспорт, который присутствует на всех предприятиях компании, и транспорт поставщиков, и наемный транспорт. На 80% потребности в перевозках удовлетворяются собственным автопарком. Это гарантирует соблюдение условий хранения грузов в процессе доставки, так как все машины специально оборудованы для перевозок охлажденного и замороженного сырья.

Лишние тяжбы с какими бы то ни было транспортными компаниями департаменту закупок не нужны, так как это отнимает много времени и сил, а производство у нас круглосуточное и не должно страдать от подобных нештатных ситуаций. Когда сырье закупается, например в Белоруссии, компании требуются машины с лицензиями для международных перевозок, и тогда привлекаются транспортно-логистические фирмы, но это всегда очень серьезные фирмы с хорошим ресурсом спецтранспорта. Например, нельзя перевозить мясо в полутушах навалом, поэтому их машины должны быть оборудованы путями вдоль внутренней стороны крыши и специальными троллеями (крюками), на которые подвешивается мясо, а также точными терморегуляторами, холодильными устройствами и самописцами, которые фиксируют температурный режим в течение всего процесса транспортировки.

Проблемы доставки сырья часто связаны с особенностями географических и климатических зон России: где-то уже начинаются снегопады и затруднен проезд по автотрассе, а где-то еще плюсовая температура. Например, жарким летом трудности доставки обусловлены невозможностью дальних перевозок охлажденного сырья. В определенные периоды возникают проблемы с ограничением осевых нагрузок, соответственно осуществляется неполная загрузка автотранспорта - в 20-тонную машину приходится загружать приблизительно 16 т. С понижением коэффициента загрузки происходит удорожание транспортировки. Службе снабжения приходится заранее учитывать, калькулировать себестоимость и равномерно распределять эти издержки по всему календарному году.

Компания использует различные виды упаковки охлажденного сырья. Мясо на кости просто подвешивается на крюках в машине. Если идет речь о доставке охлажденного бескостного сырья, то при транспортировке используются полимерные материалы (например, целлофан) или "биг бокс". Упаковка может быть и вакуумной. Если известно, что в течение непродолжительного периода времени сырье будет доставлено на завод, то используется, как правило, пластиковая тара (ящики), разрешенная санитарными нормами. Сырье в строго определенном количестве, которое не позволяет ему "задохнуться", выкладывается вначале в полиэтилен, затем в ящики, которые устанавливаются друг на друга. Замороженное сырье упаковывается в специальные блоки со строгими параметрами длины, высоты и ширины, что позволяет разместить их максимально компактно, удобно и безопасно для сырья. Блоки устанавливаются на поддон, паллетируются.

Транспорт должен быть подан, как только сырье готово к отправке, чтобы оно находилось в неподходящих температурных условиях минимум времени. Предположим, лишние 30 минут в таких условиях не испортят само мясо, но могут испортить его вкус. Итак, после этапа доставки сырье проходит этап контроля качества, на котором департамент закупок анализирует распечатки температурного режима с самописца рефрижератора. Затем оно сразу же поступает на этап разделки, время проведения которого ограничено. Далее переходит в обвалочное отделение, где готовятся полуфабрикаты и установлен строгий температурный режим, чтобы не было дефростации, то есть разморозки/заморозки. Затем идет этап упаковки и дальнейшая логистика доставки до конечного потребителя в таком же строго соблюдаемом алгоритме. Машины с охлажденными полуфабрикатами загружаются на заводе очень рано, чтобы к открытию магазина товар уже лежал на прилавке.

ПОСТАВЩИКИ И РАБОТА С НИМИ

Компания закупает сырье преимущественно у отечественного производителя (80-85%) и соответственно 15-20% - это сырье иностранных поставщиков. Если речь идет о говядине, то здесь импортером часто выступает Латинская Америка, а именно - Аргентина и Бразилия. Если говорить о свинине, то это в большей степени Европа, в частности, Германия, Дания, Венгрия, Польша. В отношении шпика можно сказать, что здесь география шире, поставщиком могут выступать как вышеперечисленные страны, так и Канада, и США. Закупка сырья у иностранцев связана с несколькими факторами, среди которых можно выделить сезонность. Например, летом лучше идет сырье на основе мяса птицы (сосиски для хот-догов) и т. д. Российский производитель не в состоянии удовлетворить летний спрос, и тогда компания обращается к зарубежным поставщикам.

Что касается российского сырья, то здесь поставщики на 99% - производители, а на оставшийся 1% приходятся наши эксперименты (например, департамент закупок иногда пробует поработать с каким-нибудь трейдером). В целом на российском рынке не имеет смысла закупать у посредников, так как компания работает с большими объемами и всегда платежеспособна. Что касается импортных поставок, то, наверное, на 90% - это тоже производители. Почему доля фирм, которые не являются производителями, здесь больше? Только в силу ряда причин, связанных с логистикой. Если производится комбинированная поставка (сырье закупается у нескольких заводов), например из Германии, то для департамента закупок в России заниматься логистикой внутри Германии не очень удобно и чаще всего более дорого.

В отличие от нашего комбината многие небольшие мясоперерабатывающие предприятия пользуются как раз услугами трейдеров (посредников), то есть тех, кто занимается оптовыми продажами сырья. Это связано и с сезонностью, когда при нехватке отечественного сырья небольшим заводам сложнее выйти на импортеров по причине квотирования: небольшие производители, как правило, не участвуют при распределении квот. Второе - везти из-за рубежа маленькую партию? Думается, что на это никто не пойдет. У нас - другое дело: контракты заключаются на сотни и тысячи тонн сырья. Хотя однозначно говорить о деятельности небольших предприятий очень сложно, потому что у каждого предприятия есть своя специфика, например, непосредственная близость к сырьевой базе, методы заготовок, технологии продаж и т. д.

Среди всех поставщиков компании постоянными являются приблизительно 80%, потому что это фирмы, которые проверены временем, имеют профессиональный менеджмент и стабильно поставляют качественное сырье. Они знают все требования компании и все нюансы, касающиеся работы с крупными предприятиями. Новые игроки составляют небольшую долю, состав которой периодически обновляется, и служба снабжения смотрит, кого можно перевести в категорию постоянных поставщиков, а с кем перестать работать. Здесь принцип отбора прост. Вначале новые поставщики могут выполнять небольшие заказы, затем, если департамент закупок все устраивает, и видно, что данная фирма динамично развивается, расширяя спектр своих услуг, наша компания увеличивает заказы. И если поставщики успешно с ними справляются на протяжении какого-то времени, они переводятся в категорию постоянных поставщиков. Департамент закупок дает шанс любой организации вне зависимости от ее размера, если последняя ведет предметный разговор на обсуждении условий поставки и конкурентоспособна в отношении позиций сырья.

В департаменте закупок существует два основных направления деятельности: закупка отечественного сырья и внешнеэкономическое направление - внутри них происходит деление на группы по работе с поставщиками мяса птицы, говядины, свинины. Существуют менеджеры, работающие с универсальными поставщиками, так, например, бразильская фирма Sadia обеспечивает компанию всеми видами сырья.

Взаимоотношения с поставщиками строятся и на принципах дипломатии, и на юридической (договорной) основе, и на доверительной. А также департамент закупок следует стратегии взаимовыручки. В частности, у некоего российского поставщика может возникнуть объективная проблема выполнения заказа в нужный срок: например, на трассе сломалась машина. Тогда он в срочном порядке сообщает об этом в департамент закупок, и компания высылает навстречу свой транспорт для перегрузки сырья. В результате и у компании не произошел сбой в логистической цепи, и поставщики не подверглись штрафу.

ПЕРЕГОВОРЫ

На рынке мяса большую власть могут иметь и поставщики, и производители. Здесь все зависит от того, насколько силен менеджмент компании. То есть существуют и трейдеры, скупающие у производителя сырье "под завязку", которые затем могут, условно говоря, "выкручивать руки". Но опять же - это умение менеджеров найти нужные аргументы. Также и сотрудники департамента закупок при переговорах с поставщиками стараются получить более выгодные условия. На переговорах, можно сказать, происходит борьба интеллектов. Кто кого сможет убедить - зависит от профессионализма и знания психологии. Для того чтобы убедить оппонента, покупатель должен иметь "козырные карты" в виде достоверной информации о текущем состоянии рынка, в том числе и мирового, о том, что на нем произойдет в ближайшем будущем, какие факторы вызовут перемены (неурожай кормов, изменения в законодательстве), о положении компании-продавца.

РАБОТА С ПРЕТЕНЗИЯМИ

Разбор претензий с поставщиками или транспортной компанией может пойти в разное русло: оказаться болезненным и конфликтным либо конструктивным и спокойным, что зависит от многих факторов - уровня доверия, взаимоуважения, профессиональной подготовленности. Некоторые поставщики, как правило, те, с кем компания работает давно, вообще верят на слово: "Высылайте нам копию акта ветеринарной службы, мы готовы рассмотреть вопрос по уценке". Есть партнеры, которые говорят: "Нет, мы хотим доказательств". Для этого департамент закупок делает цифровые снимки сырья и высылает по электронной почте. Это, что касается органолептики. Если вопрос связан с химическими показателями, приглашается одна из независимых компаний, которая проводит все необходимые анализы, составляет официальный акт, который затем предоставляется как доказательство. Попадаются поставщики, которые подвергают сомнению любые доказательства с нашей стороны. В этом случае подключаются юристы, которые ведут переговоры на основании подписанных договоров поставки, где учтены практически все нюансы. Особенности того или иного вида сырья описаны в приложении к договору, где указаны все биохимические, физические и другие свойства. К счастью очень редко, но, к сожалению, все-таки бывают и такие ситуации, когда поставщики тупо упираются и, будучи виновными, не хотят нести ответственности за порчу сырья и т. д. Тогда юристы нашего предприятия принимают более серьезные меры, нежели переговоры, и переходят от слов к делу. Но такие ситуации - большое исключение.

КТО ВИНОВАТ И ЧТО ДЕЛАТЬ?

В отношении определения ответственности менеджеров по закупке в компании все прозрачно и отлажено. Если департамент закупок не обеспечил требуемых объемов сырья в нужные сроки, то естественно ответственность несет он. В каждой службе делается детальный анализ, по какой причине это произошло. Выясняется: кто-то в этом виноват или же это форс-мажор. В качестве примера можно сказать, что никто не станет гарантировать прибытие корабля точно в срок, который везет мясо, скажем, из Аргентины или Бразилии. Потому что здесь существует множество неподконтрольных менеджеру по закупкам ситуаций: погодные условия, неправильно оформленная документация, требующая времени на переделку, или в порту при погрузочно-разгрузочных работах что-то произошло: задержка в таможне, кран сломался.

Еще вариант: излишки охлажденного сырья. Если "зависло" охлажденное сырье и возникает необходимость его сохранить, то оно подлежит заморозке, но при этом предприятие несет определенные потери уже в плане того, что цены на неохлажденное сырье ниже, а также при заморозке есть определенные потери в весе и вкусовых показателях. Тот, кто оказывается виновным в этом, несет материальное наказание. Конечно, этот виновный не может возместить все потери, но все мы люди и война без потерь не бывает. Может случиться так, что здесь этот менеджер "прокололся", но где-то принес прибыль на десятки-сотни тысяч долларов. По одному случаю компания не склонна судить о профессионализме менеджера.

Приведем последний пример. Ветеринарная служба при ввозе сырья на территорию завода осуществляет проверку и выявляет в нем отклонения от нормы. То есть произошел завоз сырья, несоответствующего необходимым требованиям. Первое, что следует выяснить, кто из менеджеров работает с этим поставщиком. Допустим, Иванов. Тогда Иванов в ответ на акт ветеринарной службы представляет детальные объяснения в виде служебной записки и проделывает работу по выяснению причин. В результате, например, выставляются претензии или транспортной компании, если это произошло по ее вине, или поставщику, если это произошло до опломбирования автотранспорта, то есть поставщик доложил в машину некачественное сырье. Или же это произошло по причине того, что менеджер несвоевременно дал добро на завоз сырья, которое частично имело какие-то дефекты. Иванов должен предоставить четкое описание того, как это произошло и по чьей вине. Его служебная записка проверяется, проводится расследование по всем этапам, и выносится вердикт: виноват Иванов, который "вел" поставщика, Сидоров, который договаривался с транспортной компанией, или менеджер по продажам Петров, из-за которого продукция вовремя не была востребована производством и холодильник ее не принял (углубляться не будем). Ответственный за произошедшее ведет все переговоры с внешней виновной стороной, выставляет претензии, а все службы ему помогают в этом: и ветеринарная, и юридическая. Приблизительно так выглядит служебное расследование на нашем предприятии. Процедура отлажена, известны все возможные причины брака в сырье, они проверяются по всем этапам логистической цепи.

ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТЕЙ В СЫРЬЕ

Существует определенная норма запасов, количество которых просчитывается с учетом эффективности использования денежных средств. Это делается для того, чтобы не иметь огромных остатков сырья, которые будут долго перерабатываться, и соответственно - это замороженные средства. Нормативные запасы определяются экономической службой по нескольким позициям расходов сырья: среднемесячным, среднесуточным. Здесь играет роль фактор динамики цен: если видно, что цены идут вверх, тогда производится стратегический запас, бывает, что тенденция на рынке сырья такова, что цены понижаются, тогда компания старается держать в запасе минимальное количество сырья.

В департаменте закупок есть свои экономисты, которые занимаются калькуляцией и рассчитывают нормы стратегических запасов в холодильных складах и т. д. Экономический блок департамента поддерживает тесный контакт и обеспечивает информацией холдинговую экономическую службу, которая вырабатывает комплексную экономическую стратегию.

Потребности в сырье рассчитываются по следующей цепочке: коммерческой службой ежемесячно представляется план продаж в экономическую службу, которая просчитывает потребность в сырье исходя из полученной информации. Далее, экономическая служба холдинга представляет данные в департамент закупок, и, исходя из них и остатков сырья на складах, подписываются контракты с поставщиками.

Компания сертифицирована по международному стандарту ISO 9000, и договоры, которые используются в работе, учитывают до мельчайших подробностей все нюансы совместной деятельности с зарубежными партнерами на предмет поставки. И со всеми передовыми российскими и всеми западными компаниями практически не возникает никаких разногласий на этот счет, так как все виды договоров приведены к единым международным стандартам. Если существуют какие-то особенные условия, то они оговариваются в дополнительных соглашениях, состоящих, как правило, из пяти-шести пунктов. Контракты заключаются по разным принципам, например на объем поставок (скажем, 1000 т в течение года), на время поставки (контракт на год, но по неделям расписаны объемы поставок). Выбор принципа зависит от различных факторов: от сезонности, от надежности поставщика, от размеров его производства.

ЦЕНОВОЙ СОВЕТ

В нашей компании механизмы заключения договоров, обсуждения условий и цен, исключают такие вещи, которые могут существовать на каких-то других предприятиях, например откаты. Каждый понедельник проводится ценовой Совет, который формируется из членов совета директоров. В ценовой Совет входят представители экономического блока, технического, финансового, коммерческого, департамента закупок и т. д.

Алгоритм проведения анализа поставщиков и цен таков. Например, рассматриваются предложения пяти поставщиков. После предварительного анализа, технологи говорят: "Самое качественное сырье у поставщика № 4, следующие места занимают № 2 и № 5, а № 1 и № 3 нам не подходят по уровню качества вообще". Затем следует отчет экономистов: "Да, у № 4 качественное сырье, но оно слишком дорогое для текущих цен. Давайте остановимся на поставщике № 2, его сырье лишь немного уступает по жирности и количеству соединительных тканей, но этот момент можно доработать в условиях обвалочного цеха, и в результате мы получим по качеству такое же сырье, как и у поставщика № 4". Дальше включаются финансисты: "Давайте посмотрим, на каких условиях предлагают мясо поставщики: № 2 хочет оплату по факту, № 4 согласен на отсрочку в две недели, № 5 может пойти на отсрочку в месяц, а № 1 и № 3 - квартал. Поэтому мы бы остановились на поставщике № 5". Далее со своими выводами выступает департамент закупок: "У поставщика № 5 хорошие условия и качество, но завтра он будет нам бесполезен, так как у него нет ресурса. Поэтому в целях более долгосрочного сотрудничества лучше сделаем выбор на № 2, так как он более стабилен. Более того, если мы предложим ему долгосрочный контракт, скорее всего он сможет уступить в цене еще немного". Таким образом, выбор поставщика - это коллегиальное решение, которое, как видно, исключает возможность профессиональной нечистоплотности менеджеров, завоза некачественного сырья, финансовой обременительности предприятия и т. д.

ПРИЕМКА СЫРЬЯ

Существуют определенные международные нормы приемки сырья. Это большая бизнес-процедура, которая начинается с проверки документов (ветеринарного сертификата, сертификата соответствия), которые говорят о том, что та сторона выпустила сырье согласно всем правилам. После этого машина запускается, следует снятие температурных режимов с самописца, проверка внутренней ветеринарной службой и представителями государственной ветеринарной инспекции, которые подтверждают контроль качества. А учитывая тот факт, что наше производство непрерывное, компания платит деньги в государственное управление ветеринарии, для того чтобы их сотрудники находились на территории производства круглосуточно. Итак, просмотрев внешний вид сырья, состояние внутренней части машины, ветеринарная служба вначале дает принципиальное добро на приемку. При этом она выборочно, согласно инструкциям, берет образцы сырья для анализа в лабораторию ветеринарной службы, которая исследует на предмет физико-химических свойств и бактериологической чистоты продукта, и в производственную лабораторию, которая анализирует технологические показатели: уровень постности, мышечных волокон и т. д. Сырье также проверяет служба контроля качества.