На основе системы автоматизации склада можно создать мощнейший механизм контроля и управления всеми складскими операциям. Но при внедрении этой системы нередко возникают проблемы. Как их избежать?

КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОБЛЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ

Реализация проекта автоматизации склада - это длительный процесс, на любом этапе которого могут возникнуть определенные сложности. Попытаемся определить причины их появления.

• Проблемы, связанные с тем, что ряд целей проекта остается не достигнутым из-за того, что они некорректно сформулированы. Данные проблемы могут возникнуть на любом этапе внедрения.
• Проблемы, возникающие на различных этапах внедрения проекта, связаны со спецификой этих этапов. Они могут существенно повлиять на общий результат внедрения проекта.
• Проблемы управления проектом появляются вследствие некачественного контроля проекта и слабого взаимодействия управляющих структур.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ

Ошибки в определении целей проекта могут появиться в тот момент, когда заказчик только принимает решение о внедрении проекта автоматизации склада. Изначально должны быть получены ответы на вопрос, зачем нужен этот проект и какие задачи он должен решить? Список целей, на которые он может быть направлен, может быть весьма разнообразен. Например:

• оптимизация использования складских площадей и объемов;
• сокращение затрат на складское хранение;
• уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;
• уменьшение количества ошибочных складских операций;
• повышение точности и оперативности учета товара;
• устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
• уменьшение затрат на заработную плату складских работников и т. д.

Перечисленные цели обобщенно характеризуют тот список результатов, которых хотела бы достичь компания, внедряющая систему автоматизации склада. В данном случае любую цель можно представить в конкретном числовом выражении. Так, «сокращение затрат на складское хранение» может иметь вполне определенное значение, например 30%. В ходе реализации проекта решаются вопросы разных уровней, в частности, достигается снижение затрат, «прозрачность» склада, простота выполнения конкретных складских операций и т. д. Возможны даже такие цели, как «освоение IT-бюджета», но это скорее исключение, чем правило.

Именно от постановки цели зависит очень многое в развитии проекта. Например, если цель - уменьшение времени на выполнение операций, то приоритетными решениями при создании системы должны считаться те, которые позволят сэкономить время, даже если при этом увеличится штат сотрудников или потребуется приобрести дорогостоящие терминалы сбора данных.

Существует множество методов оптимизации процедуры отбора заказа: максимизация свободного объема склада, уменьшение подходов к ячейкам, отбор по принципу FIFO или LIFO, оптимизация маршрута отбора, прямая отгрузка из зоны хранения, перекрестная отгрузка, комбинации этих и других методов. Применить их одновременно, для того чтобы «идеально оптимизировать» операцию отбора - задача невыполнимая.

Выбор конкретного способа (или способов) отбора зависит от целей, поставленных в начале внедрения проекта. Если поставлена цель максимально освободить площади хранения, то используется один алгоритм, если же цель - увеличение скорости отбора, то применяется совершенно иной алгоритм, обеспечивающий минимизацию подходов. Подмена общей цели проекта локальной задачей обычно приводит к необоснованному увеличению временных и финансовых затрат на реализацию излишних настроек.

Для того чтобы избежать подобных проблем, необходимо соотносить каждое предложение по проекту с поставленными целями. Это в равной степени относится как к изменениям в бизнес-процессах, так и к созданию системы автоматизации управления складом. Хотите ли вы ввести операцию выходного контроля в бизнес-процессе сбора заказа или у кого-то возникло желание усовершенствовать в системе поиск оптимального адреса для размещения товара - во всех случаях требуется ответить на вопрос: а как это согласуется с целью проекта. Контроль соблюдения целей должны постоянно осуществлять руководители проекта и топ-менеджеры компаний-участников, курирующих проект.

ЭТАПЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Практически любой проект проходит несколько стадий выполнения. Называться они могут по-разному, но суть всегда одинакова:

• начальное исследование - изучение бизнес-процессов заказчика с целью их оптимизации;
• разработка или так называемый дизайн системы - проецирование бизнес-процессов на систему автоматизации, поиск «разрывов», принятие решений по их устранению, настройка системы;
• внедрение - обучение пользователей, освоение системы, опытная эксплуатация.

Как уже было сказано выше, на каждом из этапов могут возникнуть проблемы, характерные именно для данного этапа. Например, в ходе начального исследования у заказчика может не оказаться сотрудников, которые способны четко описать бизнес-процессы, происходящие на складе. На этапе разработки системы вдруг может обнаружиться, что реализовать в системе автоматизации те схемы бизнес-процессов, которые утверждены на этапе исследования, технически невозможно. На этапе внедрения переход на новую систему может встретить сопротивление со стороны персонала.

Существует множество проектных рисков, перечень которых приводится практически в любом учебнике по управлению проектами. Рассмотрим несколько типичных проблем, с которыми сталкиваются компании, курирующие внедрение проекта, на своем опыте.

ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Проблема № 1. Нет предела совершенству

На этапе начального исследования обычно формируются большие объемы документации, поскольку основной результат данного этапа - многостраничный отчет по бизнес-процессам. Характерная проблема этого этапа - длительное согласование документации. Полученный отчет неоднократно передается от исполнителя к заказчику и обратно и обрастает все большим количеством замечаний и дополнений.
Известно, что 80% эффекта дают 20% усилий, поэтому попытки довести состояние проектной документации до идеального приводят к увеличению сроков сдачи проекта и чрезмерному расходу бюджета. Положительный эффект в данном случае несопоставим с затратами, которые требуются для его достижения.

Несмотря на очевидность данного факта, эта ошибка очень распространена. Заказчика увлекает перспектива совершенствования своей системы управления складом. Для того чтобы этого избежать, еще на этапе составления плана проекта необходимо договариваться о количестве согласований и строго придерживаться установленных сроков согласования документации.

Проблема № 2. Определиться с выбором

На этапе дизайна системы основной проблемой является выбор вариантов реализации разрывов между описанием бизнес-процессов и типовым вариантом внедряемой системы. Каждую задачу можно решать с различной степенью автоматизации. Например, потребность «подпитки» (пополнения зоны отбора из зоны резервного хранения) можно решить перечисленными ниже способами:

• ручное формирование пользователем задания на пополнение зоны отбора по мере необходимости;
• автоматическое формирование задания по мере достижения определенного критического уровня некоторого параметра;
• автоматическое формирование задания с учетом всех потенциальных заказов клиентов;
• автоматическое формирование задания с учетом всех потенциальных заказов клиентов, потенциальных поставок и т. п., а также с учетом нарастающей сложности исполнения.

В данном случае проблемой является выбор оптимального решения. Для того чтобы вопрос решился максимально быстро, необходимо формулировать четкие цели (критерии) проекта и его временные рамки. Не менее важно учитывать все мнения заинтересованных лиц. Склад и IT-служба могут иметь различные точки зрения на одну и ту же задачу. Приоритетным следует считать мнение предметных специалистов, так как именно они являются конечными пользователями системы.

Проблема № 3. Боязнь новизны

На этапе внедрения часто приходится сталкиваться с проблемой увольнений. Персонал, столкнувшийся с нововведениями, часто не принимает нового порядка. Бывали случаи, когда в начале внедрения проекта увольнялась половина сотрудников склада, не пожелавшая осваивать новые технологии применения терминалов сбора данных.

Предупредить такой массовый исход возможно, но не всегда необходимо. Рекомендуется проводить разъяснительную работу, усилить планы обучений, сделать их более глубокими и детальными, разработать специальную систему мотивации, составить подробные инструкции. Но иногда кадровой службе лучше принять увольнения как факт и подготовиться к замене сотрудников. Такое решение оптимально в том случае, когда стоимость удержания старого состава превосходит стоимость поиска и адаптации нового.

Новые сотрудники не обременены старыми условностями и не знают «как принято», поэтому они легче освоят новую технологию работы. В результате внедрения системы управления складом скорость адаптации новичков резко возрастает. Им не приходится изучать местоположение десятков тысяч наименований номенклатуры, все необходимые указания выдает система. Таким образом, сотрудник осваивает новую работу в течение несколько дней.

УПРАВЛЕНИЕ ВНЕДРЕНИЕМ ПРОЕКТА

В ходе реализации проекта автоматизации управления складом руководителям проекта как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя, приходится контролировать целый ряд факторов и ресурсов, например, время выполнения и стоимость проекта, работу персонала и качество промежуточных результатов. Постоянный мониторинг этих параметров, отслеживание отклонений в реализации проекта, организация мер по устранению выявленных отклонений - вот основной объем работ руководителей проекта.

Соблюдение сроков

Классической проблемой, возникающей в ходе внедрения проекта, является увеличение сроков реализации и, как следствие, стоимости проекта. Данная проблема является лишь следствием прочих сложностей. Однако есть механизмы управления, которые позволяют снизить вероятность появления задержек.

Одним из таких механизмов является план-график проекта. Это документ, который регламентирует весь ход работ по проекту, увязывая друг с другом все проектные работы. План-график устанавливает контрольные точки, взаимозависимости между работами, исполнителями и затратами. Наличие данного документа позволяет четко планировать работы и своевременно контролировать их выполнение.

В плане-графике должен быть предусмотрены резервы времени на непредвиденные обстоятельства, зафиксированы сроки согласования документов, совещаний и обсуждений. Плодотворное взаимодействие между командами, участвующими в проекте, является одним из важнейших факторов успеха. Время, затрачиваемое на это взаимодействие, обязательно должно учитываться на этапе планирования проекта. Чем точнее и адекватнее составлен график, тем вероятнее, что сроки выполнения проекта будут соблюдены.

Увеличение стоимости

Изменение стоимости проекта обычно является следствием расширения круга исходных задач и увеличения сроков выполнения проекта. Само по себе удорожание проекта может быть причиной возникновения новых проблем.

К увеличению функциональности системы автоматизации следует подходить крайне осторожно. Иногда оно бывает вызвано объективной необходимостью, например, когда на этапе исследования выявляются проблемы, учесть которые в момент заключения договора было невозможно. Но чаще стремление нарастить функциональность системы является результатом творческого поиска участников проекта. Такие инициативы рекомендуется фиксировать в плане развития системы и выносить для реализации за рамки текущего проекта.

В большинстве случаев гораздо выгоднее как с экономической, так и с организационной точки зрения выполнить проект вовремя (пусть с меньшим уровнем автоматизации) и достичь поставленных на начальном этапе целей, чем расширять возможности системы до того момента, когда все участники проекта потеряют к нему интерес.

Кадровый вопрос

Этот фактор представляется наиболее важным, поскольку именно от него в наибольшей мере зависит успех проекта. В сфере IT (как и в любой области человеческой деятельности, где результат зависит не от машины, а от человека) персонал - это ключевой участник проекта. Поэтому вероятность возникновения проблем и основные риски во многом зависят от профессионализма, ответственности и готовности к изменениям сотрудников исполнителя и заказчика. Недовольство сотрудников, противодействие, увольнения, деление сфер влияния на предприятии довольно часто сопутствуют внедрению проекта. Это реальность, которую необходимо предвидеть и предпринимать соответствующие предупредительные меры.
Одной из основных проблем, которую отмечают многие компании, занимающиеся автоматизацией складов, является отсутствие квалифицированного персонала у заказчика. То есть довольно часто в компании нет сотрудника, который располагает знаниями и, что не менее важно, временем, необходимыми для работы по проекту. Есть несколько способов предотвращения проблем, связанных с этой ситуацией:

• принять в штат заказчика нового сотрудника, достаточно компетентного для выполнения задач по проекту;
• временно принять в штат заказчика сотрудника исполнительной организации, который будет защищать интересы заказчика в рамках проекта (небесспорный вариант, однако он практикуется некоторыми компаниями);
• передать в аутсорсинг внешней IT-компании функции контроля проекта со стороны заказчика.

В ходе проекта постоянно требуется контролировать, достигается ли тот результат, который был запланирован. Помимо того, что каждый шаг проекта должен выполняться с оглядкой на конечный результат, существует еще механизм контрольных точек, основная задача которого и состоит в том, чтобы проанализировать состояние проекта, его уже выполненные, текущие и предстоящие задачи, сопоставить желаемое с действительным и выработать решения по возникающим проблемам. С этой целью проводятся встречи руководителей проекта и совещания управляющего комитета проекта, в ходе которых анализируют качество выполнения проекта.