Система электронного обмена данными - EDI (Electronic Data Interchange) - позволяет автоматизировать создание, отправку, получение и обработку любых электронных документов и интегрировать их с действующими бизнес-приложениями. Процесс работы EDI выглядит довольно просто: система извлекает данные для отправки из программного приложения отправителя и автоматически пересылает их от одного контрагента к другому (бизнес-партнеров может быть неограниченное количество) (рисунок 1). При этом в процессе пересылки EDI переводит информацию в стандартный формат, сохраняя содержание. Совместимость бизнес-приложений различных контрагентов не играет никакой роли. Сообщение отображается и создается в удобном для пользователя интерфейсе. Документы для конечного пользователя выглядят как обычная форма, которую предлагают заполнить для регистрации на сайтах, либо как по формам информационных систем (например, 1С, Microsoft Axapta, Sap). Следует помнить, что принципиальное отличие рассматриваемой технологии от систем внутреннего документооборота заключается в том, что EDI - межкорпоративная и даже межотраслевая система обмена электронными документами.

РАЗВИТИЕ EDI

История применения EDI как технологии насчитывает уже более 50 лет: ее изобретателем считается мастер-сержант армии США Эд Гилберт, который придумал, как оптимизировать оформление документов, сопровождающих поставки американской гуманитарной помощи для жителей Берлина. Он разработал стандартную систему коротких сообщений-накладных, предоставляющую возможность конвертировать документы, составленные на разных языках, и передавать их по телефону, телетайпу и телексу. Эта система кодирования операций стала предком современной EDI. Принцип, на котором она строится, весьма прост. Например, его же использовали биржевые маклеры, обменивающиеся информацией с помощью пальцев, и тонущие корабли, передающие сигналы в виде морзянки. Начало коммерческого использования EDI относится к 80-м годам XX века. Пионерами применения EDI стали крупные розничные сети Швеции, Великобритании и США. С 1987 года началась реализация общеевропейского проекта EDI - EANCOM, позволившего связать производителей, ритейлеров, брокеров, оптовиков, перевозчиков, таможенников, владельцев складов и т. д. EANCOM является подмножеством полного перечня сообщений UN/EDIFACT - стандарта EDI, утвержденного ООН в 1987 году, и ориентированного прежде всего на внешнеэкономическую деятельность. В рамках этого стандарта разработан определенный кластер сообщений для транспортных и складских компаний. Есть разные версии этого стандарта, хотя различия между версиями минимальны. В США существует также стандарт ANSI ASC X-12, который появился значительно раньше разработки ООН. И хотя он уже морально устарел, специальный комитет продолжает развивать его и сейчас. В США пользователи стандартами UN/EDIFACT и ANSI ASC X-12 делятся примерно поровну: по 500 тыс. С 1997 года в ООН действует Центр по упрощению процедур и практики в управлении, торговле и на транспорте (CEFACT), который занимается решением задачи совместимости международных стандартов со стандартами США и Европы. Следует также сказать еще об одном стандарте: в 1998 году 40 ведущих организаций мира в области IT основали некоммерческое объединение консорциум RosettaNet - один из самых масштабных проектов в области стандартизации обмена данными, который продолжает свое развитие. Он направлен на глобализацию цепочек поставок в индустрии IT и объединение компаний Америки, Европы, Японии, Кореи, Сингапура и Тайваня в единую электронную торговую сеть. В частности, Intel, используя общемировую инфраструктуру RosettaNet, сократил среднее время приема заказа от клиента с 12 ч до нескольких минут.

В России EDI начал использоваться с 2004 года, его "проводниками" на российский рынок стали крупные западные ритейлеры и ряд мультинациональных производителей, имеющих филиалы в России. Еще раньше - в 2000 году - на технологию обратили внимание государственные службы: например, Государственный таможенный комитет (ГТК России) строит свое взаимодействие с Министерством путей сообщения (МПС) с помощью EDI. Наибольшая активность в применении EDI заметна среди крупных отечественных ритейлеров. В среднем более 200 поставщиков обслуживают каждую сеть. EDI способствует слаженной работе всех магазинов сети и значительно повышает эффективность взаимоотношений с поставщиками. Технология незаменима, когда ритейлер планирует активное расширение: например, с ее помощью ритейлер может запускать новый магазин в эксплуатацию в течение одного дня.

ПЛАТФОРМЫ, СОЕДИНЕНИЯ И СТАНДАРТЫ

EDI функционирует на любых платформах: мэйнфрейм, клиент-сервер, персональный компьютер. Однако выбор платформы для EDI зависит от конкретных потребностей компании, объема транзакций и количества партнеров, участвующих в EDI-проекте. Например, торговые сети и их поставщики активно пользуются услугами EDI-провайдера, работающего на платформе Microsoft BizTalk Server 2000. Форматы сообщений образуют стандарты EDI. Российский стандарт отличается от европейского, в котором тысячи сообщений, в каждом сообщении - сотни полей. В российской накладной или счете-фактуре есть поля, такие как ГТД. Их нет, например, во Франции или в Германии. Но в европейском стандарте достаточно много полей. Франция использует 15, Англия - 20. Россия будет использовать 30, занимая часть текстовых полей. Поэтому здесь главное - договориться о единых правилах чтения этих сообщений. При прямых EDI-соединениях используются сети VPN (Virtual Private Network), FTP (File Transfer Protocol), EDIINT (EDI over the Internet), а также сети с дополнительными услугами VAN (Value-added Network). Для построения VAN компания, решившая предоставлять EDI-услуги, арендует линии связи у обычного поставщика коммуникационных услуг, затем улучшает их, применяя средства выявления и исправления ошибок, уменьшения времени ответа, резервирования, обеспечения высокой надежности передачи данных и т. п., а затем позволяет другим использовать эти линии за определенную плату. Известно, что круглосуточно работающие VAN не бывают плохими. Но следует помнить, что VAN - привилегия крупных и очень крупных компаний с огромными мэйнфреймами (за 50-250 тыс. долларов), которые платят немалые деньги за пересылку документов в частных сетях. В некоторых случаях стоимость отправления одного электронного документа может составить $0,7. Однако с точки зрения качества у VAN пока не существует конкурентов. Но цена есть цена, поэтому дешевизна IP-сетей является решающей при выборе способа соединения: большинство компаний планируют переход или сразу начинают работать в интернет-EDI и XML\EDI. EDI может работать на различном программном обеспечении. Существует множество разработчиков этого продукта: это и гиганты вроде Microsoft и IBM, и менее известные компании (ACT Data Services Inc., blueVertical Inc., ENTRACK; ComArch-ECOD). По большому счету, серьезных отличий в ПО для EDI нет: все дело в профессионализме поставщиков технологии, в их способности подстроить универсальный софт под нужды конкретного бизнеса, в умении прислушиваться к пожеланиям клиента, в опыте работы на рынке.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ РАБОТЫ ИНТЕРНЕТ-EDI

В сущности нижеперечисленные особенности передачи EDI-данных являются преимуществами этой технологии. Но все они сводятся к главному достоинству - экономичности, которая проявляет себя и в не столь очевидных моментах, как снижение затрат в расчете на одну транзакцию. Например, EDI расширяет возможности прогнозирования и оптимизирует управление финансовыми потоками за счет упрощения и ускорения процессов сбора финансовой информации. А также высвобождает время руководящего персонала для стратегического планирования вместо решения мелких текущих проблем. Итак, передачу EDI-данных характеризуют:

• конфиденциальность информации - гарантия безопасности передачи коммерческой информации обеспечивается благодаря шифрованию данных и использованию интернет-стандартов для EDI - AS1 (позволяет надежно передавать документы электронного обмена по сети интернет через протокол SMTP [e-mail]) и AS2 (объединяет EDI и интернет, позволяет обмениваться цифровыми данными через протокол http);
• достоверность - обеспечивается использованием MDN (оповещений о местонахождении сообщений) для контрольных сумм, поэтому полностью исключена возможность внесения изменений в документ без ведома получателя;
• гарантии доставки - отрицать получение сообщения невозможно, поскольку система автоматически оповещает отправителя о доставке;
• оперативность - около 170 видов сообщений (с их помощью можно описать практически все бизнес-процессы) обрабатываются и передаются в течение 10 минут. Пример: документация по складу хранится в электронной форме и обновляется ежедневно, система автоматически сообщает о сокращающихся запасах. Менеджеры анализируют эту информацию и тут же отправляют заказ поставщику в виде списка, составленного в стандартизированной форме (это исключает возможность несовпадения форматов документации ритейлера и поставщика). В итоге на складе ритейлера не бывает избытка или недостатка страховочных запасов, что позволяет ему сократить издержки и гибко менять ассортиментную политику;
• точность - система выступает в качестве контролера: встроенные интеллектуальные механизмы обеспечивают обработку содержания передаваемых документов и при совершении ошибки в заполнении формы она мгновенно об этом сообщает. Таким образом, достигается полное устранение ошибок уже при вводе данных, что значительно сокращает время на обмен информацией между контрагентами. Например, с помощью EDI процесс согласования цен между ритейлером и поставщиками ускоряется в несколько раз;
• экономичность - потребность в задействованном персонале сокращается минимум на 70%, а затраты на расходные материалы - на 80%. Иными словами, внедрение EDI позволяет минимизировать расходы, связанные с составлением документов, до 7-10% от общей стоимости сделки.

Однако преимущества EDI напрямую связаны только с теми процессами, для которых эта технология используется: оформление заказов, контроль входящих счетов, условия контрактов, финансовые транзакции, каталогизация и т. д. Решить все проблемы предприятия "одним ударом" с помощью EDI не удастся: в ее основе лежит диверсифицирующий подход и понимание взаимосвязи отдельных бизнес-процессов.

ОГРАНИЧЕНИЯ В ИСПОЛЬЗОВАНИИ EDI

ПРОБЛЕМА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

Максимальный эффект достигается при наличии двух составляющих: электронного обмена документами и электронной подписи. Поэтому вопрос электронной подписи - весьма существенный. При его решении документы на бумажных носителях не нужны вовсе. Но если организация EDI - это задача, которую компании могут решить самостоятельно, то электронная подпись напрямую зависит от законодательства. Да, есть закон об электронной подписи от 2002 года, но он не работает - в нем есть изъяны, нет разъяснений, как его применять в государственных учреждениях и т. д.

КАЧЕСТВО СВЯЗИ 

Где-нибудь во Владивостоке скорость чтения сообщений различается от дома к дому, постоянно прерывается связь и т. д. При обмене данными через WEB-интерфейс предусматривается, конечно, и off-line решение: поставщик скачивает форму, заполняет ее в автономном режиме и только потом, подсоединившись к сети, закачивает информацию. С точки зрения технологий современные решения для электронного обмена данными позволяют работать с ними при любой IT-инфраструктуре компании, при практически любых каналах связи, хотя, безусловно, это доставляет большие неудобства.

ВОПРОС IT-ИНФРАСТРУКТУРЫ

Что касается инфраструктуры, то в компании должна использоваться учетная система, причем это может быть как 1С, так и SAP, Axapta или другие. Хотя стоит оговориться: если компания имеет ERP-систему, то для нее стать пользователем электронного обмена данными не проблема. И переход на EDI - это следующий за внедрением ERP шаг. Если же говорить о компаниях небольшого размера, как утрированный вариант - не имеющих учетной системы, - то для них также есть решение: воспользоваться WEB-порталом и сохранить там данные, а уже между WEB-порталом и контрагентами такой компании будет идти электронный обмен данными.

РИСК ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ

Организационные изменения на предприятии возникают потому, что меняются сами методы работы: раньше - факс, теперь - электронный обмен. Даже при наличии провайдера, который все берет на себя, в компании возможен ряд внутренних изменений. Например, в Европе электронный обмен данными строится на GLN-кодах. Сейчас российские партнеры могут общаться на своих внутренних кодах, а GLN-коды могут вообще не вестись в системе. Но перед тем, как начать проект, надо все это внести в систему. Каких-то особенных рисков здесь не существует. Если что-то не заработало, то можно перейти на старый способ обмена данными.

ДОГОВОР С БИЗНЕС-ПАРТНЕРАМИ

Например, если ритейлер стал использовать EDI, то для крупных поставщиков подключиться тоже выгодно. Вопрос в том, как заинтересовать небольших поставщиков? Дело в том, что для ритейлера услуга имеет смысл, если ею пользуются по крайней мере 70% поставщиков. Часто встречаются два сценария: либо фирма вынуждена внедрять EDI по требованиям партнера, от которого она зависит (прессинг), либо очарована успехами ведущих компаний в ее отрасли, имеющих такие системы электронного обмена данными. Но существует еще один вариант, основа которого - взаимопонимание. При желании ритейлер в состоянии разъяснить своим поставщикам стратегические преимущества использования EDI - не только свои (!). Но, конечно, и в этом случае не все будут согласны. Внедрение EDI у своих поставщиков для ритейлера - дело не одного разговора, здесь требуется понимание позиции бизнес-партнера. Решением для небольших компаний может стать WEB-портал для электронного коммерческого документооборота. И ритейлеры, и поставщики настолько заинтересованы в работе со своими партнерами посредством электронного обмена данными, что они могут сами оплачивать провайдеру все транзакции или, например, ввести небольшую абонентскую плату для партнеров за пользование порталом. Такой вариант действует в обоих направлениях: от крупного ритейлера к мелким поставщикам и от крупного поставщика к небольшим ритейлерам. То есть здесь может иметь место некая "дотационность" использования EDI со стороны крупной компании по отношению к своим небольшим, но важным партнерам.

СТОИМОСТЬ УСЛУГ

В случае работы с EDI-провайдером абоненты платят только за трафик, все остальное - дело поставщика услуг. Стоимость установки EDI различается в зависимости от набора бизнес-процессов, которые подключаются к технологии. Цена зависит и от конкретной ситуации. Например, если внедрение EDI заказывает ритейлер, стоимость услуг по установке технологии для поставщиков будет ниже: от ¤270 до ¤450. Если поставщик уже работает с EDI одной сети, то он не платит за подключение к системам других ритейлеров (при условии обращения к тому же провайдеру).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Условием развития технологии является рост числа пользователей - компаний, стремящихся к повышению эффективности бизнес-процессов. Это можно назвать эффектом "снежного кома". Второй важный аспект - законодательство, которое в России пока не идеально. Существует ограничение: "оригинал документа должен быть на бумаге" - из-за него внедрение EDI в полный бизнес-цикл пока невозможно. Тем не менее технология активно завоевывает рынки в России, и отчасти потому, что отечественным компаниям приходится взаимодействовать с западными контрагентами, работающими по стандартам EDI &

// Объем и прогноз развития рынка EDI

Михаил Иванов
Аналитик по информационным системам IDC Russia
Перед тем как перейти к анализу рынка EDI, следует определиться с некоторыми терминами и дать определения смежных с технологией EDI областей. Это поможет избежать неточностей. Итак:

• интернет-EDI - транзакции, проходящие целиком или частично по IP-сетям (вертикальным или горизонтальным порталам, промышленным экстранет-сетям или напрямую - в системе "компьютер-компьютер"), а также сетям с дополнительными функциями, предоставляющим торговым партнерам услуги обмена коммерческими данными, иными словами, специализированным для электронной торговли (VAN - value added network);
• экстранет - совокупность корпоративных сетей, объединенная в единое информационное пространство посредством интернета;
• электронная торговля (eCommerce) - торговля чем-либо через онлайновые сетевые службы, в том числе и с использованием EDI. В общем случае процесс торговли включает размещение и прием заявок на определенные товары или услуги, а также их оплату через интернет.

По данным IDC, мировой объем торговли с использованием EDI достигнет в 2005 году 2,2 трлн долларов (рисунок 2). Основной рост обеспечивают компании, ориентирующие собственные специализированные сети на работу с малым и средним бизнесом с применением VAN. Рынок EDI растет также за счет использования технологии XML (Extensible Markup Language), которая представляет собой расширяемый язык разметки. С его помощью можно описывать целые классы данных, учитывая специфику документов заданной предметной области. Использование технологии XML\EDI в кодировании документов разного формата позволяет компаниям осуществлять транзакции с партнерами любого уровня (масштаба), а не только с крупными предприятиями (поставщиками), которые уже инвестировали в EDI. Технологии EDI по-прежнему остаются важнейшим элементом деятельности средних и крупных компаний, пользующихся электронной торговлей. Хотя построение и интеграция систем EDI - дело довольно дорогое, но приобретаемые в результате преимущества позволяют компаниям, а особенно ориентированным на производство потребительских товаров, значительно ускорить процессы документооборота, увеличить объемы продаж ритейлерам и закупок у поставщиков. Современные тенденции таковы, что в ближайшие несколько лет интернет-EDI останется основной движущей силой рынка электронной торговли (рисунок 3). Среди мировых фирм-гигантов - поставщиков EDI-решений - можно выделить Global Exchange Services (GXS), IBM, Inovis и Sterling/SBC, уже на протяжении более 25 лет разрабатывающих, внедряющих и обслуживающих решения. На российском рынке EDI крупнейшие международные компании практически не представлены. Здесь активно продвигают свои решения российские разработчики - Cognitive Technologies, "АйТи", "Ланит", Lanck и ряд других. Основное отличие отечественных программных продуктов от EDI состоит в том, что они ориентированы на процессы создания, описания, передачи, приема и архивирования внутренней документации компании. Таким образом, российские системы документооборота применяются в рамках одной компании, EDI - это системы межведомственного характера, предназначенные для обмена электронными документами с бизнес-партнерами.

В то же время можно отметить, что в России технология EDI пока не получила широкого распространения. Во многом это связано с тем, что до недавнего времени понятие "электронный документ" отсутствовало в законодательстве страны. Еще одним сдерживающим фактором можно назвать серьезное отставание от стран Запада в развитии электронной торговли. Серьезную конкуренцию поставщикам EDI на российском рынке могут составить системные интеграторы. Современные системы управления предприятием постоянно пополняются новыми функциями, в том числе и автоматизации документооборота, которые не обязательно базируются на технологии EDI, но могут при этом выполнять схожие по функциональности задачи.

// Внедряя EDI, можно наступить и на грабли

Евгений Голод
Директор по развитию IBS R&C
Наверное, я буду неоригинален, говоря о том, что электронный обмен данными (EDI) между торговыми партнерами (например, между сетью розничной торговли и ее поставщиком или между производителем товаров и его дистрибьютором) позволяет получить значительные выгоды для всех участников этого процесса. Использование EDI сокращает время оформления и передачи заказа и уменьшает вероятность ошибки за счет отказа от ручного ввода данных, что выгодно и конечному потребителю. Технология EDI появилась не сама по себе, а в качестве ответа на совершенно конкретные недостатки, присущие процессу "ручного" обмена документами, который, к сожалению, для российского рынка пока еще является традиционным. К недостаткам, возникающим при вводе информации вручную можно отнести:

• долгий цикл получения/подтверждения заказа;
• слабо формализованный и неподдерживаемый процесс согласования изменений в заказе;
• высокая стоимость транзакции за счет необходимости постоянных телефонных переговоров и уточнений;
• длительное выставление счета.

Такого рода проблемы значительно усложняют жизнь как розничных торговцев, для которых отсутствие достоверной информации о процессе выполнения заказа выливается в "пробелы" на полках (out-of-stock) и недополученную прибыль, так и для поставщиков, которые несут и денежные, и временные потери из-за ошибочных доставок, слишком долгих согласований и корректировок счетов. Западные игроки, которые столкнулись с подобными сложностями значительно раньше (лет на 25), имели достаточно времени, чтобы выработать средства и методы повышения эффективности бизнеса, одним из которых и является EDI. Сегодня трудно найти ритейлера с более или менее значительными оборотами, не имеющего системы автоматизации бизнеса. Другими словами, все заказы к поставщикам генерируются в электронном виде. Но поскольку российским законодательством в качестве формата информационного взаимодействия признается, как правило, бумажный и из рук в руки (в редких случаях средой передачи может выступить электронная почта), то эти документы распечатываются на принтере и передаются по факсу. При наличии развитой системы автоматизации бизнеса заказы, перед тем как их передать на комплектацию и отгрузку, заносятся в систему, но заносятся старым дедовским способом - вручную. Даже если заказ поступил в виде Excel-файла, то и в этом случае оператор занесет его в систему поставщика простым перепечатыванием или копированием. Такая последовательность действий чревата рядом ошибок, которые появляются в процессе ручного ввода и при передаче информации по каналам, допускающим искажения. Например, при использовании факса или диктовке по телефону. Кроме того, всякий раз приходится придумывать схему, позволяющую обмениваться контрольной информацией (получен ли заказ, принят ли он в обработку, когда будет отгружен, доставлен ли он торговцу и т. п.). А в качестве средства общения партнеры зачастую используют телефонную голосовую связь. В результате и у закупщиков торговца, и у продавцов поставщика, даже при условии корректного развития процесса, огромное количество времени и денег уходит на телефонные переговоры. Таким образом, наиболее проблемным в обмене данными между торговыми партнерами является участок от момента появления заказа в системе торговца и до его занесения в систему поставщика. Суть EDI-технологии как раз и заключается в оптимизации передачи информации на этом участке. EDI-решения от различных компаний становятся связующим блоком, позволяющим не только провести заказ напрямую - "система-система", - но и осуществлять последовательную его обработку. Если обратиться к западному опыту, то мы увидим, что инициатором введения схемы электронного обмена данными всегда выступает ритейлер. Более того, многие западные ритейлеры, оценив потенциальные преимущества использования электронного обмена данными, обязывают поставщиков в кратчайший срок перейти на EDI. Скорее всего по этому же пути (по крайней мере, судя по сегодняшним тенденциям) пойдет и российский рынок. Однако, фокусируясь на преимуществах новой технологии, не стоит забывать, ради чего компания приступила к столь значительным преобразованиям. Так, иногда желание приблизить момент перехода к электронному обмену данными приводит к внедрению EDI ради EDI. Возьмем за пример одну крупную российскую розничную сеть, которая отправляет своим поставщикам заказы по электронной почте в виде сгенерированных ERP-системой Excel-файлов. В некоторый момент времени руководством было принято решение о необходимости использования EDI. Партнер-консультант, которого сеть привлекла к решению этой задачи, порекомендовал следующую простую и эффективную схему:

• сеть переправляет свои заказы EDI-провайдеру;
• EDI-провайдер предоставляет поставщикам Web-интерфейс;
• поставщики через этот Web-интерфейс имеют доступ к списку своих заказов и могут скачать эти заказы в удобной для себя форме (как правило, в Excel);
• поставщики сами находят способы ввода заказов в свои системы (обычно вручную).

После того как эта схема была реализована, оказалось, что никаких существенных положительных результатов ни одна из сторон не получила. Нововведения коснулись лишь способа передачи заказов розничной сетью: если раньше они отправляли заказы по электронной почте, то теперь - по протоколу FTP на некий удаленный сервер. Другими словами, бизнес-процессы не претерпели никаких видоизменений. Что же касается поставщиков, то результаты этого проекта (уместно назвать его квази-EDI) оказались крайне негативными. Во-первых, для них усложнился процесс фактического получения заказа - если раньше менеджеры по продажам получали заказы в свои почтовые ящики, то теперь они вынуждены периодически проверять Web-интерфейс, чтобы узнать, не появился ли там новый заказ. Во-вторых, за это неудобство им еще и приходится платить - ведь EDI-провайдер берет с них деньги за передачу заказа и за пользование интерфейсом. Совсем не так должен выглядеть настоящий EDI. В описываемом случае (то есть если речь идет о простейшей передаче заказа с уведомлением о вручении) у поставщиков было бы установлено и интегрировано с их учетными системами специальное программное обеспечение, которое самостоятельно по заданному расписанию осуществляло чтение входящих сообщений по мере их поступления и автоматически создавало заказ в учетной системе с одновременным уведомлением менеджера по продажам по электронной почте о том, что заказ получен и его необходимо принять в обработку. Это позволило бы поставщикам исключить издержки, связанные с ручным переводом заказов в систему, а также существенно снизить ошибки. Кроме того, на следующем этапе можно было установить модуль на стороне поставщика, периодически проверяя статус заказа в учетной системе, и при наступлении определенных событий (заказ скомплектован, отгружен, доставлен) автоматически уведомлять ритейлера. Дальнейшие шаги по все более глубокой интеграции EDI в отношения поставщика и ритейлера позволили бы поставщику в режиме реального времени следить за продажами своих товаров в магазинах ритейлера и формировать заказы, самостоятельно запрашивая у ритейлера лишь подтверждение (через тот же EDI). Такой подход позволит значительно снизить обоюдные затраты на категорийный менеджмент, повысит общую эффективность логистики поставок и в конечном итоге окажется гораздо более выгодным для потребителя.

// Своя точка зрения на EDIный стандарт

Дмитрий Емельянов
Начальник управления планирования и развития ЗАО "Перекресток"
На сегодняшний день использование внутренней системы электронного обмена данными - необходимое условие нормального существования и развития крупной компании сетевого типа. Так, наша компания использует подобное решение, основанное на принципах EDI, с первых лет своего существования. И при открытии нового магазина, склада или офиса вопрос его интеграции в существующую систему решается одним из первых. Безусловно, развертывание системы внутреннего электронного обмена данными куда проще и дешевле, нежели организация EDI. Хотя и внутренний документооборот предполагает не только создание общих для всей компании правил оформления товарных накладных и бухгалтерских документов, но и использование синхронизирующего программного обеспечения и единых каталогов товаров, поставщиков и клиентов. Однако если в рамках одного предприятия выполнить все эти условия не составит особого труда, то при организации EDI ситуация кардинальным образом меняется. Зачастую, каждая из сотрудничающих компаний использует собственный каталог товаров и услуг, а значит, и собственные методы их идентификации. Более того, товарные учетные единицы у разных фирм также отличаются. Например, одна компания учитывает сигареты в коробах, другая - в блоках, третья - в пачках, а кто-то из мелкой розницы - поштучно. Для поставщика периодических изданий каждый новый номер журнала - отдельная учетная единица, а в розничной сети все номера принимаются за одну учетную единицу. Используемое разными компаниями стандартное ПО предполагает поддержку более-менее известных стандартов EDI. Но это вовсе не означает, что можно без дополнительной доработки и серьезных организационных усилий построить электронный обмен данными с информационной системой другой компании, поддерживающей тот же стандарт. Без решения проблем синхронизации товарных каталогов, фиксации передаваемых данных и четкого определения бизнес-процессов информационного взаимодействия такой обмен может породить даже больше ошибок и накладных расходов, чем традиционный бумажный обмен. Имея более сотни магазинов в шести регионах страны, только товарный документооборот компании составляет около 10 млн документов в год. Несколько сот человек заняты его обработкой. Естественно, что это очень большие расходы на персонал, управление, контроль и исправление неизбежных ошибок. Даже простое хранение бумажных копий при таком документообороте требует весьма объемных складских площадей. Около трех лет назад, набив руку на внедрении внутреннего документооборота, мы решили похожим способом организовать обмен данными с нашими поставщиками. На базе XML был разработан единый стандарт описания форматов передачи наших заказов поставщикам и получения от них необходимых для формирования товарной накладной и быстрой приемки данных. Результат внедрения и эксплуатации оказался крайне неожиданным. С одной стороны, мы получили выгодную и удобную схему взаимодействия с поставщиками, позволяющую нам полностью автоматизировать ввод первичных данных о прибывшем товаре (его количестве, цене, сроках годности, номерах ГТД). Поставщикам удалось сократить расходы на обработку многочисленных заказов и использовать при работе с нами более выгодные для них условия при разгрузке товара. В целом снизилось количество взаимных претензий, повысились скорость и точность логистических операций. Мы смогли организовать более сложные, но и более выгодные схемы поставки товаров, реализация которых без EDI была бы практически невозможна. С другой стороны, несмотря на этот, безусловно, положительный опыт, за три года мы не смогли распространить его более чем на 10 поставщиков. Не помогали ни доводы о практической выгоде, ни обещания преференций перед другими поставщиками при выполнении логистических операций. Наших партнеров смущали не столько организационные и технические сложности нововведения, сколько наличие альтернативных требований по EDI со стороны других сетей и в первую очередь по перестройке бизнес-процессов. Назрела необходимость сформировать единые отраслевые стандарты EDI, которые поддержали бы и другие крупные российские сети и поставщики. При этом они должны описывать не только форматы и методы передачи данных, но и способы организации бизнес-процессов компаний и обеспечения конфиденциальности информации, а также правовые аспекты такого взаимодействия. Весной 2004 года мы выступили инициаторами создания общественного объединения, основными задачами которого является разработка и популяризация стандартов взаимодействия розничных сетей. Сейчас в работе организации участвуют как крупные московские сети, среди которых "Седьмой континент", "Копейка", "Азбука вкуса", SPAR, BILLA Russia, так и поставщики и производители товаров массового спроса. Нас поддержали такие разработчики ПО, как фирма 1С и российское представительство Microsoft, а также ассоциация ЮНИСКАН, представляющая в России международную организацию EAN International. В настоящий момент уже утверждены стандарты бизнес-процессов взаимодействия компаний, завершаются работы по описанию документов и поддерживающих их форматов передачи данных. На лето этого года запланировано начало пилотного проекта по внедрению EDI на базе разработанных стандартов. Будем ли мы делать это самостоятельно или прибегнем к помощи сторонних компаний? Вопрос пока открыт. И дело вот в чем: при очень разном уровне технической грамотности специалистов компаний-провайдеров и разном понимании существующих проблем и их влияния на структуру и внедрение EDI складывается впечатление, что у большинства из них отсутствует практический опыт реализации EDI в российских условиях и понимание того, как это нужно делать. Достаточно странно звучат обещания внедрить EDI, при этом комплексно не решая задач синхронизации передаваемых данных и не приводя бизнес-процессы взаимодействия сторон к общему стандарту. Несмотря на это мы вовсе не исключаем возможности привлечения внешней компании для реализации этого проекта. Главное, чтобы провайдер реально был заинтересован в снижении издержек участников проекта. А для этого ему придется серьезно поработать вместе с нами над созданием единых правил взаимодействия.