Логистика закупок

Логистика закупокКак было правильно замечено персонажами одного известного советского мультфильма: «Чтобы продать что-нибудь ненужное, надо сначала купить что-нибудь ненужное, а у нас денег нет…». И действительно, главным вопросом, который стоит перед любым специалистом по закупкам, остается вопрос:«сколько надо купить, чтобы удовлетворить спрос и не заморозить при этом надолго оборотные активы?».

Как известно, спрос бывает внешним и внутренним. Ориентирование на удовлетворение внешнего спроса характерно для всех торговых и торгово-производственных компаний. Здесь мы будем говорить о логистике закупок и неразрывно связанной с ней системе управления запасами. Наличие внутреннего спроса, как правило, характерно больше для производственных компаний, когда снабжение сырьем и материалами необходимо для непрерывности технологического производственного процесса. В таком случае принято говорить об организации процесса снабжения.

Как бы там ни было, в управлении запасами всегда существует две крайних ситуации, одинаково невыгодные для бизнеса. В первом случае компания закупает большое количество товаров или сырья в расчете удовлетворить растущий потребительский спрос или  оценивая приближение сезонных пиков спроса, связанных, например, с государственными праздниками или изменением погодных условий. При этом замораживаются значительные финансовые активы, а к ним добавляются затраты на промежуточное хранение соответствующих товаров. Но сезонный спрос может оказаться ниже прогнозируемого, а резкие изменения погодных условий могут не наступить, или наступить в другие сроки или менее выражено, что в свою очередь, скажется на снижении покупательского спроса. В таком случае компания может оказаться в очень неблагоприятной ситуации, когда сформированные запасы окажутся частично невостребованными, будут продолжать формировать дополнительные затраты по их обслуживанию (хранению, утилизации), а активов компании будет уже недостаточно для закупки другой номенклатуры товаров, пользующихся плановым спросом.

Другая ситуация  заключается в том, что компания игнорирует сезонные колебания спроса и ориентируется в своих прогнозах на закупки того же количества продукции, которое соответствует среднему потребительскому спросу. В таком случае затоваривания не произойдет и убытков компания, на первый взгляд не понесет. Но так ли хороша подобная ситуация? Ведь если покупательский спрос не был удовлетворен полностью, компания недополучит прибыть, которую она могла бы получить при обеспеченности пикового спроса товарными запасами, а в будущем, эту нишу займут другие поставщики, и часть покупателей может полностью переориентироваться на них, прекратив закупать товар в данной компании. Таким образом, компанию ждут не только упущенная выгода в краткосрочной перспективе, но и снижение спроса на ее товар или услуги в долгосрочной перспективе.

Именно между этими двумя крайностями приходится балансировать специалистам по закупкам, в поисках оптимального решения. Безусловно, для каждого предприятия характерна своя система управления запасами, учитывающая его специфику и особенности. Но глобально все системы управления запасами можно разделить на две большие группы: системы управления запасами с фиксированным размером заказа и системы управления запасами с фиксированным периодом заказа.

 В первом случае заказ осуществляется на основании мониторинга товарных остатков, как правило когда запас по конкретной номенклатурной позиции или группе достигает некоторого установленного порогового уровня и делается заказ, кратный партии поставки. Во втором случае заказ осуществляется всегда в установленные периоды времени – например, по вторникам и пятницам, или 25-го числа каждого месяца.

При любой модели управления запасами размер заказа опирается на прогнозируемый спрос в краткосрочной перспективе. Для этого анализируются аналогичные периоды сезонности на основании ретроспективных статистических данных. При этом данные должны быть очищены от влияния маркетинговых акций, если они в указанном периоде проводились. Одновременно, если соответствующие маркетинговые активности стимулирования спроса  планируются в будущем, то в прогнозе должно быть учтено их влияние в виде поправочных коэффициентов, отражающих коррекцию потребительского спроса. При этом стоит учитывать, что стимулируя спрос на один товар в группе можно столкнуться со снижением спроса на другой товар, обладающий схожими характеристиками, но не участвующий в акции. В результате его запасы могут оказаться избыточными.

Для выстраивания правильной логистики закупок  необходимо не только опираться на модель прогнозирования спроса, но и правильно прогнозировать товарные остатки во всех звеньях логистической цепи. Для этого требуется учитывать сроки физического осуществления поставки  уже размещенных заказов, учитывать специфику стыковок в мультимодальных перевозках, а также возможных задержек, связанных с прохождением таможенного оформления груза и возможного влияния на сроки доставки погодных условий в пути следования груза.

Важно правильно координировать всех менеджеров так или иначе участвующих в процессе осуществления закупок. Яркий пример раскоординированности таких действий – отсутствие связей между менеджером, отслеживающем товарные остатки и формирующим внутренний заказ на пополнение запасов в разрезе номенклатур, менеджером, отвечающим за транспортную логистику, и менеджером, размещающим заказ у внешних поставщиков. Как не банально это звучит, но до сих пор встречаются примеры, когда отдел закупок смотрит на внутренний заказ и закупает соответствующий товар. Товар отгружается и находится в пути, но к моменту следующего периода заказа он еще не поступает на склад. Соответственно, менеджер, отвечающий за товарную наполняемость, не имея информации о том, что товар уже закуплен, вновь заносит во внутренний заказ требование его закупить. Далее отдел закупок его снова обрабатывает… – Надо ли говорить, что через некоторое время на склад поступит соответствующий товар в двойном количестве?!

Вообще, вопросы закупок и управления запасами являются одной из фундаментальных тем построения всей логистической цепочки предприятия, требующей постоянного совершенствования и оптимизации. «Координационный совет по логистике» постоянно проводит встречи и семинары, на которых специалисты соответствующих областей логистики могут обменяться опытом, рассказать о своих достижениях, получить совет профессионалов в сложных практических ситуациях. Также при «Координационном совете по логистике» постоянно работают курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки по направлениям «Логистика закупок. Управление запасами» и «Управление снабжением в цепях поставок».